Die Kostenfrage: Was eine gute Web-Software wirklich kostet – und warum sich die Investition rechnet
Warum „Was kostet Software?“ die falsche erste Frage ist
Die richtigen Fragen lauten:
- Welches Problem lösen wir? (Zeit, Fehler, Umsatz, Compliance)
- Wie messen wir den Nutzen? (KPIs: gesparte Stunden, Conversion, Ticket-Volumen, Fehlerquote)
- Wie kommen wir schnell zur Wirkung? (MVP, klare Prioritäten, Iteration)
Kosten sind dann eine Ableitung aus Ziel, Umfang und Risiko – nicht umgekehrt.
Die größten Kostentreiber – und wie man sie im Griff behält
- Funktionsumfang & Komplexität
Viele Features = viele Fälle = mehr QA. → Gegenmittel: MVP, klare „Must-haves“ vs. „Nice-to-haves“. - Integrationen & Datenmodell
Schnittstellen zu ERP/Shop/CRM, saubere Migration & Datenqualität. → Gegenmittel: API-Discovery, klare Ownership-Regeln, Mapping vor der Umsetzung. - Sicherheit & Compliance
Auth, Rollen/RLS, Eingabesicherheit, Backups, Audit-Logs, DSGVO. → Gegenmittel: Security-by-Design, Standards & Playbooks statt „am Ende dranschrauben“. - Performance & Skalierung
Caching, Indizes, NFRs (z. B. p95-Latenz). → Gegenmittel: messbare NFRs, synthetisches Monitoring früh einplanen. - UX/UI & Accessibility
Designsystem, States, Edge-Cases. → Gegenmittel: Design-System, wiederverwendbare Komponenten, „Happy Path“ zuerst. - Betrieb (DevOps)
CI/CD, Observability, Rollbacks, Staging. → Gegenmittel: Automatisierung ab Sprint 1, klare Release-Zyklen.
Typische Budgetrahmen (realistisch für KMU)
| Szenario | Kurzbeschreibung | Einmalig | Monatlich (Betrieb) |
|---|---|---|---|
| Fokussiertes MVP / Kundenportal | Login, Rollen, 1–2 Kernprozesse, einfache Reports | 25.000–60.000 € | 300–800 € |
| Daten-Dashboard & Schnittstellenhub | 2–4 Integrationen, Import/Export, Monitoring | 40.000–90.000 € | 400–1.000 € |
| Buchungs-/Plattform-App v1 | komplexe Workflows, Payments, mehrsprachig | 80.000–200.000 € | 800–1.500 € |
| Legacy-Ablösung (schrittweise) | Migration + paralleler Betrieb | 50.000–150.000 € | variabel |
Hinweis: Spannen hängen stark von Anforderungen, Integrationsaufwand und Teamgeschwindigkeit ab. „Festpreis“ ist sinnvoll nach klarer Discovery; sonst Time & Material mit Cap.
Total Cost of Ownership (TCO) – was neben der Entwicklung anfällt
- Hosting & Infrastruktur: 50–300 € (klein) bis 500–1.500 € (größer, hochverfügbar) monatlich
- Monitoring & Logs: 30–300 € monatlich
- Domains, Zertifikate, E-Mail-Zustellbarkeit: 10–100 € monatlich
- Wartung & kleine Weiterentwicklungen: 0,5–2,0 Tage/Monat (Retainer sinnvoll)
Beispiel-ROI: Rechnet sich das wirklich?
Ausgangslage:
- 5 Mitarbeitende sparen durch das neue Portal 8 Stunden/Woche
- Interner Stundensatz: 45 €
- Fehlerkosten sinken um 10.000 € / Jahr
- Mehrumsatz durch bessere Conversion: 30.000 € / Jahr
- Projektkosten: 60.000 € einmalig
- Betrieb & Wartung: 12.000 € / Jahr
Rechnung:
- Jährliche Zeiteinsparung: 8 h × 45 € × 5 × 48 Wo. = 86.400 €
- Gesamtnutzen/Jahr: 86.400 € + 10.000 € + 30.000 € = 126.400 €
- Gesamtkosten im ersten Jahr: 60.000 € + 12.000 € = 72.000 €
- ROI Jahr 1: (126.400 € − 72.000 €) / 72.000 € ≈ +75 %
- Payback: 60.000 € / ((126.400 € − 12.000 €) / 12) ≈ 6,3 Monate
Fazit: Schon konservativ gerechnet amortisiert sich das Projekt im 1. Jahr. Danach fallen primär die laufenden Kosten an – der Nutzen bleibt.
So bleiben Projekte planbar – unser Vorgehen
- Discovery-Sprint (1–2 Wochen)
Ziele, Prozesse, KPIs, Risiken, Integrationen, Click-Prototyp. → Ergebnis: belastbare Aufwandsschätzung & Roadmap. - MVP-Implementierung (6–12 Wochen, je nach Umfang)
Fokus auf die 1–2 Kernprozesse, messbare Ziele, frühes Nutzer-Feedback. - Stabile Iteration (2–4 Wochen-Sprints)
Priorisierte Backlog-Themen, kleine Releases, messbare Verbesserungen. - Betrieb & Weiterentwicklung
Monitoring, Security-Updates, kleine Features – alles aus einem Guss.
Häufige Sparhebel (ohne Qualitätseinbußen)
- „Weniger, aber wirksam“: 1 Kernworkflow perfekt statt 5 halbfertig.
- Design-System & Komponentenbibliothek statt Einzelanfertigungen.
- Standard-Auth & Rollenmodelle statt Exoten.
- Frühe Testdaten & Edge-Cases vermeiden teure Re-Work-Schleifen.
- Technische Schulden steuern: Budget-Slot pro Sprint für Wartbarkeit (Testabdeckung, Metriken, Indizes, Backups).
Festpreis oder Time & Material
- Festpreis funktioniert gut nach Discovery mit klarer Spezifikation und stabilen Rahmenbedingungen.
- Time & Material ist fair, wenn Lernkurve/Innovation Teil des Projekts ist – ideal mit Budget-Cap und Etappenzielen.
- Oft ist Hybrid sinnvoll: Festpreis fürs MVP, T&M für Iterationen.
Sicherheit & Datenhoheit
- Security-by-Design: Rollen/RLS, least privilege, Eingabevalidierung, Rate-Limiting, Audit-Logs, Backups, Wiederanlaufplan.
- EU-Hosting & DSGVO: Datenhaltung in der EU, AVV, Löschkonzepte, minimaler Drittland-Bezug.
- Observability: Proaktive Alarme statt „Feuerwehr-Einsätze“.
Checkliste: Bin ich bereit für ein Softwareprojekt?
- Klare Ziele & messbare KPIs
- Kernprozess in 3–5 Schritten beschreibbar
- Datenquelle(n) & Integrationen benannt
- Entscheider:in & Fachbereich an Bord
- Zeit für Tests & Feedback reserviert
- MVP-Mindset: Was ist Version 1, was kommt später?
Nächster Schritt
Wenn du wissen willst, in welchem Budgetrahmen sich dein konkretes Vorhaben bewegt und wie sich der ROI berechnen lässt:
Schick uns 3–5 Stichpunkte zu Ziel, Prozess und Integrationen – wir skizzieren dir in kurzer Zeit einen MVP-Vorschlag samt grober Kostenspanne und Erfolgskriterien.
